7.5 Compliance
Helderheid
Het ROCvA-F voldoet aan alle richtlijnen van de Notitie Helderheid. Deze paragraaf beschrijft de acht thema’s op hoofdlijnen[29].
Uitbesteding
Het ROCvA-F werkt samen met instellingen waarbij de onderwijstaak in beperkte mate is uitbesteed. Dit zijn zowel commerciële als niet-commerciële instellingen. Het ROCvA-F houdt toezicht op de uitvoering en draagt in alle gevallen de eindverantwoordelijkheid voor de kwaliteit van onderwijs en examinering.
Investeren publieke middelen in private activiteiten
Alle activiteiten die we in 2024 hebben ondernomen, vallen óf direct onder onze publieke taak óf zijn private activiteiten die deze publieke opdracht ondersteunen en verrijken. Bij het uitvoeren van private activiteiten blijven we gecommitteerd aan het vaststellen van integrale kostprijzen inclusief de risico-opslag. We hanteren het principe dat activiteiten enkel van start gaan wanneer duidelijk is dat deze kostendekkend kunnen zijn. De private activiteiten hebben in 2024 gezamenlijk een bedrag van € 6,2 miljoen aan baten gegenereerd.
Het verlenen van vrijstellingen
In enkele gevallen wordt aan studenten vrijstelling verleend voor examenonderdelen. De vrijstelling kan uitsluitend worden toegekend door de examencommissie en wordt vastgelegd in het studentvolgsysteem.
Les- en cursusgeld niet betaald door de student zelf
In een aantal gevallen wordt het wettelijk cursusgeld niet betaald door de student zelf maar door derden (bedrijven of instellingen). Dit geschiedt in overeenstemming met de voorschriften, via een schriftelijke machtiging van de student zelf. Het ROCvA-F kent geen fonds voor het betalen van les- en cursusgelden. Ook betaalt het ROCvA-F geen wettelijk verplicht cursusgeld voor studenten.
In- en uitschrijving en inschrijving van studenten in meer dan één opleiding tegelijk
Een student staat bij twee opleidingen tegelijk ingeschreven in gecombineerde trajecten educatie-mbo. Deze trajecten versterken elkaar. Voorwaarde is dat de beroepsopleiding aan alle gestelde eisen blijft voldoen. Dubbele inschrijvingen met andere scholen worden alleen na melding door DUO (signaallijst BRON) inzichtelijk. Strategisch gedrag gericht op financieel gewin, zoals uitschrijvingen vlak na 1 oktober, vindt bij het ROCvA, ROCvF en ROC TOP niet plaats.
Omzwaaiers
Het intakeproces is erop gericht studenten in de meest passende opleiding te plaatsen. Met een breed aanbod als dat van ROCvA, ROCvF en ROC TOP is dat vrijwel nooit een probleem. Het ROCvA, ROCvF en ROC TOP garanderen dat het onderwijs wordt gegeven dat daadwerkelijk bij de opleiding behoort.
Het voorkomen van horizontale, in de tijd verspreide, stapeling van diploma’s wordt voortdurend gemonitord. Het behalen van een diploma op een lager niveau dan de gevolgde opleiding, komt voor wanneer de student zich heeft laten uitschrijven voor de opleiding op het hogere niveau en de eindtermen behorend bij de opleiding op het lagere niveau heeft behaald. Dit kan uitsluitend plaatsvinden na goedkeuring door de examencommissie. Wat ook voorkomt is dat studenten beginnen aan een opleiding op een hoger niveau terwijl zij de opleiding op het lagere niveau formeel nog moeten afronden. Ook dan ontvangen zij een diploma op een lager niveau dan de opleiding waarin zij inschreven staan.
Werving van gediplomeerde studenten voor opleidingen op een lager of hetzelfde diplomaniveau vindt niet plaats. Alleen op uitdrukkelijk verzoek van individuele studenten kan inschrijving op een lager of hetzelfde diplomaniveau plaatsvinden. Kortom, strategisch gedrag gericht op winstmaximalisatie komt niet voor. Het belang van de student staat in alle gevallen voorop.
Maatwerktrajecten ten behoeve van bedrijven
Zowel het ROCvA als ROCvF heeft in beperkte mate maatwerktrajecten uitgevoerd voor bedrijven en instellingen, betreffende aanvullende werkzaamheden voor studenten van crebo-geregistreerde opleidingen. Dit bestaat uit extra activiteiten/inzet tegen betaling (meerkosten) in aanvulling op het reguliere curriculum, zoals meerkosten aangaande kleinere groepen, extra uren en extra inzet van assessoren. Het reguliere curriculum wordt volledig uitgevoerd en betaald uit de Rijksbekostiging. Alleen de extra activiteiten worden gefactureerd aan het bedrijf/de instelling.
Buitenlandse studenten en onderwijs in het buitenland
Van buitenlandse studenten wordt vastgesteld dat deze rechtmatig in Nederland verblijven. Het onderwijs dat door ROCvA, ROCvF en ROC TOP wordt verzorgd, inclusief de examinering, vindt volledig plaats in Nederland. Met regelmaat volgt een aantal studenten de beroepspraktijkvorming (stage) in het buitenland, onder voorwaarden dat de stageplek is geaccrediteerd voor de betreffende bekostigde opleiding.
Innovatie in het onderwijs door Publiek Private Samenwerking (PPS)
In het bedrijfsleven gaan de ontwikkelingen snel. Vaak zijn de banen van de toekomst op het moment van opleiden nog niet bekend. De vraag vanuit het bedrijfsleven om toekomstbestendig personeel is groot. Om te voldoen aan deze vraag moeten bedrijfsleven, beroepsonderwijs en overheid nauw samenwerken. Het ministerie van OCW heeft om dit te stimuleren het Regionaal Investeringsfonds MBO (RIF MBO, 2014-2018, 2019-2022 en 2024-2027) ingericht. Het mbo kan namens een samenwerkingsverband tussen scholen, het bedrijfsleven en de regionale overheden een aanvraag indienen voor een bijdrage uit het RIF MBO.
Het Regionaal Investeringsfonds MBO vereist een samenwerkingscontract en een substantiële investering van de verschillende partners. De partners uit het bedrijfsleven zijn met elkaar verantwoordelijk voor de cofinanciering van ten minste een derde van de meerjarige projectbegroting. Deze bijdrage aan de samenwerking, meestal in de vorm van personele inzet, wordt in geld uitgedrukt. Vanwege de uitgangspunten van de notitie Helderheid gaat dat uitsluitend om additionele, niet regulier bekostigde, uren. Behalve bedrijven zijn instellingen en ROC’s en veelal ook gemeenten en provinciën partner in de samenwerking.
Iedere PPS wordt ingericht volgens een projectstructuur met een stuurgroep, een projectleider en een projectgroep. De stuurgroep is samengesteld uit vertegenwoordigers van het samenwerkingsverband. De PPS verantwoordt de voortgang en het eindresultaat van de activiteiten in een eigen projectrapportage aan de subsidieverstrekker. In de rapportages wordt ook over het beheersen van de risico’s gerapporteerd[30].
Treasury
Het treasurybeleid sluit aan op de voor het ROCvA-F en het VOvA geldende wet- en regelgeving, waaronder de Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW. Binnen het ROCvA-F en het VOvA wordt geen gebruik gemaakt van derivaten. Het treasurybeleid is gericht op besturing en beheersing, verantwoording van en toezicht op de financiële vermogenswaarden en geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. In dit kader worden de financiële baten en lasten, de liquiditeitspositie en de debiteurenpositie periodiek gemonitord.
De Treasury-commissie behandelt de relevante ontwikkelingen. In 2022 is het treasurystatuut herijkt voor de volgende drie jaar. Het ROCvA-F heeft een meerjarig financieringsplan en een daarvan afgeleid liquiditeitsoverzicht. In de jaarrekeningen is in de toelichting op langlopende schulden een overzicht opgenomen van de lopende financieringen en de overeenkomst met het ministerie van Financiën inzake Schatkistbankieren. Ook het VOvA is voor het betalingsverkeer aangesloten bij het Schatkistbankieren.
Het ROCvA-F en het VOvA hebben in 2024 geen beleggingen en/of nieuwe leningen aangetrokken. Ondanks dat het ROCvA-F de afgelopen jaren investeringen veelal uit eigen middelen heeft betaald, wordt steeds afgewogen of aanvullende externe financiering wenselijk wordt geacht.
Fiscaliteit
De belastingcommissie van het ROCvA-F monitort fiscaal relevante ontwikkelingen. Het Tax Control Framework dient als basis om het omgaan met fiscaliteiten binnen het ROCvA-F en het VOvA correct te laten plaatsvinden. De fiscale risico’s zijn inzichtelijk, beheersmaatregelen zijn benoemd en de effectiviteit wordt meegenomen in interne controles. Hiermee wordt gewaarborgd dat aangiftes juist en tijdig tot stand komen. Het ROCvA-F en de Belastingdienst werken samen op basis van het convenant Horizontaal Toezicht. Op regelmatige basis vindt overleg met de Belastingdienst plaats. Hierbij worden lopende en verwachte fiscale issues besproken. Continu wordt gewerkt aan het up-to-date houden van kennis bij medewerkers van de financiële administraties aangaande btw en loonheffing.
De interne belastingcommissie houdt zich o.a. bezig met:
• het monitoren van ontwikkelingen op het gebied van btw, loonbelasting en vennootschapsbelasting;
• het monitoren en borgen van tijdige aangiften;
• het uitvoering geven aan gemaakte afspraken met de Belastingdienst.
Het ROCvA-F heeft de ANBI-status. Deze status zorgt ervoor dat de organisatie en haar eventuele begunstigers gebruik kunnen maken van belastingvoordelen bij bijvoorbeeld giften en schenkingen.
Internal audits op bedrijfsvoeringsprocessen
Het ROCvA-F en het VOvA kennen een afdeling Internal Audit. Deze afdeling heeft in 2024 diverse audits uitgevoerd.
In 2024 zijn de volgende audits afgerond:
AVG Audit op zorgdossiers: Het doel van deze audit was om te onderzoeken in hoeverre Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming wordt nageleefd t.a.v. toegangsbeveiliging, het delen van informatie en het opslaan van informatie (incl. bewaartermijnen).
Nevenfuncties: Het doel van deze audit was om inzicht te krijgen in de (registratie) van nevenfuncties en in hoeverre deze nevenfuncties in lijn liggen met de bepalingen uit de cao en de Integriteitscode.
De uitkomsten van de audits worden gerapporteerd aan onder meer de Raad van Bestuur. In de rapportages worden aanbevelingen gedaan waarvan de opvolging periodiek wordt gemonitord.