Bijlage 11 Risicomanagement in de praktijk - 2024

Het ROCvA-F werkt in de praktijk met een risico signalerings- en beheersingssysteem op strategisch/tactisch niveau en op operationeel niveau.

Werking strategisch en tactisch risicomanagement
In de strategiekaarten, de jaarplannen en de kwartaalrapportages van de organisatieonderdelen zijn kansen, bedreigingen, sterktes en zwaktes benoemd die van invloed kunnen zijn op het realiseren van de organisatie-doelstellingen. De risico’s die bij meerdere organisatieonderdelen voorkomen, zijn overkoepelende risico’s, waarvoor organisatiebrede beheersmaatregelen zijn geformuleerd. Onder regie van Concern Control zijn in 2024 deze risico’s en de effectiviteit van de getroffen beheersmaatregelen periodiek geëvalueerd. Ook interne en externe ontwikkelingen zijn bij de evaluatie betrokken.
Daarnaast zijn verdiepingssessies gehouden met directies van colleges en met managementteams van centrale diensten over de belangrijkste risico’s die op dit moment worden zien. De rode draad hieruit is meegenomen bij de actualisatiesessie van de Raad van Bestuur voor de strategische risico’s voor 2025. Vier key risico’s zijn gedefinieerd, waarbij het strategisch risico ‘Beleidskaders, leiderschap, sturing’ afkomstig is vanuit de verdiepingssessies met directies en managementteams. Ook is voor een aantal risico’s de beheersing in 2024 dusdanig ingebed in de reguliere bedrijfsvoering, dat overkoepelende maatregelen niet (meer) nodig worden geacht.

Werking operationeel risicomanagement
Voor de signalering en beheersing van de operationele risico’s wordt gebruik gemaakt van een integraal risk control framework. Hierin zijn de belangrijkste operationele risico’s (inclusief beheermaatregelen) opgenomen die voortvloeien uit onderwijs en onderwijsondersteunende processen, uit compliance & wet- en regelgeving (waaronder fiscaliteiten), uit informatiebeveiliging en uit fraude.
De risico’s van het belangrijkste financiële proces zijn in beeld en worden in voldoende mate beheerst. Voor de toetsing op de beheersing van de informatiebeveiliging- en privacy risico’s zijn in 2024 diverse audits uitgevoerd. Controle op en monitoring van fiscale risico’s vindt gedurende het gehele jaar plaats. Tenslotte is binnen onze instelling zicht op vormen van fraude, zijn beheersmaatregelen geformuleerd en worden controles uitgevoerd. In 2025 zal verder gewerkt worden aan de monitoring en evaluatie van frauderisico’s.
Tenslotte is in 2024 gestart met een organisatiebreed expertiseteam risicomanagement. Dit team bestaat uit diverse experts die zich binnen onze organisatie bezig houden met (de beheersing van) deze operationele risico’s. De teamleden geven op het eigen expertiseonderdeel een oordeel over in hoeverre de operationele risico’s worden beheerst (wat gaat goed, wat kan beter, wat moet beter).

Risico’s 2024
In 2024 zijn negen overkoepelende risico’s vastgesteld. De daarbij geformuleerde maatregelen zijn afdoende gebleken om deze te beheersen. Onderstaand worden de beheersmaatregelen, de voortgang hierop en de concrete resultaten hiervan nader toegelicht.

1. Krapte op de arbeidsmarkt in combinatie met hoge werkdruk en ziekteverzuim
Het ROCvA-F heeft moeite met het invullen van vacatures. De krapte op de arbeidsmarkt stelt ons voor de uitdaging om aan de voorkant de juiste mensen aan te trekken en deze aan de achterkant binnen te houden. Als dat niet goed lukt, verschuift de krapte naar de werkvloer in de vorm van hogere werkdruk en ziekteverzuim. Ook vragen vernieuwing en innovatie veel van de vitaliteit en het aanpassingsvermogen van de medewerkers.
Beheersmaatregelen: We blijven ons richten ons op het verwerven en behouden van bekwaam, betaalbaar, gezond, gemotiveerd en duurzaam inzetbaar personeel om het onderwijs te verzorgen, te verbeteren en te innoveren. Om medewerkers te behouden wordt ingezet op adequate strategische personeelsplanning en meer sturing op de vitaliteit van medewerkers.
Voortgang en resultaten:
Het invullen van vacatures blijft aandacht vragen door de huidige arbeidsmarkttekorten. De grootste uitdagingen liggen nog steeds bij de werving van docenten techniek, docenten ICT, docenten
Nederlands en een aantal ondersteunende functies. Toch zijn wij in staat geweest om deze ‘schaarste’-vacatures in te vullen via doelgroepgerichte campagnes, met hulp van de recruiters van de dienst HRM en het ‘referral programma’ (medewerker draagt uit eigen netwerk aan). Ook zijn ‘meet & greet’ bijeenkomsten voor zij-instromers gehouden. Deze maatregelen hebben een waardevolle bijdrage geleverd aan het beheersen van de vacatureproblematiek.

2. Dalende studentenaantallen
Het landelijk aantal mbo-studenten neemt in de komende jaren verder af als gevolg van demografische krimp, onderwijsvoorkeuren (voor hoger onderwijs/havo-isering) en studieduurverkorting (mbo). De bekostiging zal als gevolg daarvan afnemen. De bedrijfsvoering moet zich hierop aanpassen. Daarnaast is sprake van volatiliteit in BOL/BBL/LLO verhoudingen.
Beheersmaatregelen:
Continue monitoring en analyse van studentenaantallen. Daarnaast worden maatregelen getroffen om het mbo aantrekkelijk te maken en te houden om vroegtijdige schoolverlating te voorkomen. Voorbeeld hiervan is het zorgen voor doorlopende leerroutes in co-creatie met belangrijke stakeholders, waaronder het voortgezet onderwijs en hbo- instellingen.
Voortgang en resultaten:
In 2024 is strak gestuurd op formatie ontwikkeling in relatie tot de ontwikkeling van de studentenaantallen en (behoud van) onderwijskwaliteit. Diverse maatregelen zijn ingezet om de formatie ‘in lijn te houden’, zeker richting schooljaar ’24 – ’25. Vooral het benutten van de flexibele schil speelt een rol. De getroffen maatregelen blijken tot nu toe effectief. Er is blijvende focus op de ontwikkeling van studentenaantallen. De beheersmaatregelen zijn inmiddels ingebed in de reguliere bedrijfsvoering. Dit risico wordt voor 2025 dan ook niet langer als overkoepelend gezien.

3. Huidig economisch klimaat
Bedrijven en organisaties hebben te maken met de gevolgen van inflatie en de krappe arbeidsmarkt. Het risico bestaat dat zij onvoldoende in staat zijn om begeleiding en ruimte te faciliteren voor BPV-plekken. Dit heeft gevolgen voor de diplomering van onze studenten. Daarnaast hebben we te maken met een aanzuigende werking van de arbeidsmarkt op onze (potentiële) studenten. Het risico bestaat dat studenten vroegtijdig het mbo verlaten ten gunste van een baan op de arbeidsmarkt. Tenslotte neemt de vraag naar mbo-geschoolde vakmensen voor de maatschappelijke transities (energie, digitalisering) toe. Het risico bestaat dat onze opleidings-portfolio's niet langer aansluiten op de arbeidsmarkt.
Beheersmaatregelen: We streven naar een blijvende intensieve samenwerking met het bedrijfsleven. Aansluiting met de arbeidsmarkt is een van onze kernactiviteiten. De kwaliteitsagenda is hierbij richtinggevend. De colleges hebben plannen opgesteld en verantwoorden zich hierover.
Voortgang en resultaten:
In het kader van het strategisch thema “sociale innovatie” zijn diverse samenwerkingsvormen tussen bedrijfsleven, overheid en ROCvA-F gestart en zijn flexibel en hybride onderwijsvormen ontwikkeld die nauw aansluiten bij de behoeften van studenten en bedrijfsleven. Er is blijvende aandacht hiervoor in de reguliere bedrijfsvoering en de impact is zichtbaar.

4. Ontwikkeling vroegtijdig schoolverlaters in combinatie met mentale welzijn studenten
De zorg over zowel de cognitieve als de sociaal emotionele impact van de corona pandemie op studenten is groot en dit zal de komende jaren extra inspanningen blijven vragen. Studenten ervaren multi-problematiek die varieert van een kwetsbare financiële situatie tot leerproblemen en druk op de mentale gezondheid. Het zijn ingrediënten die de kans op absentie en vroegtijdig uitval vergroten. Hierdoor ontstaat het neveneffect dat dit op termijn kan leiden tot een lagere bekostiging en noodzakelijke aanpassing van de bedrijfsvoering. Verder is een verschuiving zichtbaar naar zorg om studentenwelzijn, waar deze eerst lag op het voortkomen van studievertraging en wegwerken van studieachterstanden.
Beheersmaatregelen: Er is budget beschikbaar gesteld om – in breder verband – het onderwijsrendement te verhogen. Een deel hiervan wordt besteed aan maatregelen om het vroegtijdig schoolverlaten tegen te gaan en de presentie van studenten te verhogen. Verder wordt gewerkt aan een sterkere support-infrastructuur (studentenzorg en -welzijn) door de inzet van budgetcoaches en pluscoaches.
Voortgang en resultaten:
De uitval van studenten is hoog. Hierdoor liggen de onderwijsresultaten onder de landelijke norm. Diverse trajecten zijn ingezet om het aantal vroegtijdig schoolverlaters terug te dringen (waaronder de inzet van verzuimcoaches, extra studiebegeleiding en inzet van jongerenwerkers). De komende periode zal het effect van de trajecten zichtbaar (moeten) worden. Bij een aantal colleges is al een voorzichtige daling waarneembaar in de (voorlopige) uitvalcijfers. De overkoepelende beheersmaatregelen blijven de komende periode nog van kracht.

5. Wet- en regelgeving

A. Inhuur
Het ROCvA-F maakt veelvuldig gebruik van externe inhuur. Daarbij worden fiscale en arbeidsrechtelijke risico’s gelopen indien door ingehuurde partijen (uitzend- en detacheringsbureaus en ZZP'ers) een onjuiste of zelfs geen afdracht van loonheffingen plaatsvindt. Dit kan leiden tot naheffingen/boetes door de Belastingdienst. Met name de fiscale risico’s bij de inzet van ZZP’ers en onrechtmatige inhuur verdienen onverminderde aandacht. In januari 2025 vervalt het handhavingsmoratorium. Vanaf dat moment gaat de Belastingdienst handhaven op schijn-zelfstandigheid.
Beheersmaatregelen:
Onderzocht is hoe kennis, inhuuradministratie, centraal geborgd zou kunnen worden. Hierdoor wordt het proces efficiënter en risico’s met meer regie en sturing organisatiebreed beheerst. Daarnaast wordt gewerkt aan een actueel inhuur beleid.
Voortgang en resultaten:
In 2024 heeft de Raad van Bestuur besloten tot het inrichten van een gezamenlijke inhuurcoördinatie in combinatie met een broker voor alle externe inhuur die niet via uitzendbureaus of de IT broker verloopt. In 2025 vinden de aanbestedingen voor uitzenden en de broker plaats en worden beleid, processen en systemen rondom externe inhuur met de nieuwe inhuurcoördinatie opnieuw ingericht. In 2024 is het beleid zodanig van een update voorzien dat de praktijk hier tot de start van de inhuurdesk (beoogd 1 augustus 2025) adequaat kan handelen. De overkoepelende beheers-maatregelen blijven de komende periode nog van kracht.

B. Beleidsregel investeren met publieke middelen in private activiteiten
In deze beleidsregel worden de voorwaarden uitgelegd, waaraan voldaan moet worden om met publieke middelen te mogen investeren in private activiteiten. Vooral de berekeningen van de integrale kostprijs en nacalculatie zijn soms complex en vergen extra inspanningen. Accountants controleren op de juiste toepassing.
Beheersmaatregelen:
Door de dienst Financiën, Control en Inkoopmanagement is de instructie “nacalculatie van contractactiviteiten” gepubliceerd, met als doel een juiste en eenduidige kostprijsberekening te maken. Alle controllers en het Transferpunt Leven Lang Ontwikkelen zijn hiervan op de hoogte gebracht. Tussentijdse monitoring op eenduidige administratie en verantwoording door concern control is van belang. Een duidelijke visie van de organisatie op initiatieven inzake Leven Lang Ontwikkelen kan bijdragen aan de juiste inzet en verantwoording. Gewerkt wordt aan een passend beleid.
Voortgang en resultaten:
In 2024 is het conceptbeleid gereed gemaakt en in afwachting van de ontwikkelingen omtrent de beleidsregel zal het beleid worden vastgesteld. Eind 2024 is een update vanuit OCW ontvangen, waarin een aantal versoepelingen en een nieuwe beleidsregel vanaf 2025 zijn aangekondigd, waardoor het interne beleid nog niet formeel is vastgesteld. Verder is gewerkt aan de borging van de PDCA-cyclus en de inbedding van een uniform en centraal register voor contractactiviteiten en andere private activiteiten. De beheersmaatregelen zijn inmiddels ingebed in de reguliere bedrijfsvoering. Dit risico wordt voor 2025 dan ook niet langer als overkoepelend gezien.

6. Leiderschap en sturing
De ontwikkelingen in onze organisatie vragen om een passende leiderschapsstijl en sturing. Het is belangrijk dat wij uitdragen welk leiderschap en sturing wij nastreven en wat medewerkers hierin kunnen verwachten. De continuïteit en ontwikkeling van het leidinggevend kader blijft een punt van aandacht. Het risico bestaat dat medewerkers onvoldoende continuïteit binnen het leidinggevend kader en daardoor onvoldoende slagkracht ervaren. Dit staat de lerende organisatie in de weg.
Beheersmaatregelen:
Leiderschap is als key-prioriteit opgenomen in de vastgestelde HR Strategie. Om dit verder vorm te geven is een plan van aanpak ontwikkeld. Het plan beschrijft een methodiek waarmee de organisatie kan voorzien in nieuwe managementvacatures. Deze methodiek wordt in de periode 2023 - 2024 gefaseerd ingevoerd.
Voortgang en resultaten:
In 2024 is verder gewerkt aan het ontwerp van ontwikkelmogelijkheden voor leidinggevenden. Hieruit voortvloeiend zijn twee leiderschapsprogramma’s gelanceerd.

7. Cultuur en gedrag: disbalans tussen gevraagde en aanwezige competenties
De wereld van het mbo verandert in hoog tempo als gevolg van ontwikkelingen in het onderwijs en bedrijfsvoering. Daarnaast staan we de komende jaren voor een aantal uitdagende strategische thema’s. Dit vraagt veel van de wendbaarheid en weerbaarheid van medewerkers. Het vraagt om commitment, focus durven aanbrengen en team overstijgend samenwerken. Deze competenties worden nog niet als vanzelfsprekend ervaren. Dit kan ten koste gaan van de noodzaak tot kwaliteitsborging en -cultuur.
Beheersmaatregelen:
Competentieontwikkeling komt aan bod in het Goede Gesprek en zo nodig worden ontwikkelafspraken gemaakt. Andere maatregelen zijn het organiseren van vlootschouwen, doorpakken op strategische personeelsplanning, het in kaart brengen van talent binnen onze organisatie en het inrichten en vormgeven van een kweekvijver toptalent.
Voortgang en resultaten:
Het Goede Gesprek is een belangrijk middel om met medewerkers in gesprek te blijven over de prestaties, ontwikkeling, ambities en vitaliteit. Een belangrijk speerpunt uit de HR-strategie is dat medewerkers meer ontwikkelmogelijkheden wordt geboden om te leren en te ontwikkelen. Daartoe is het online leerplatform RocWISE ontwikkeld. In 2024 is extra ingezet om het gebruik van het platform te stimuleren. We zien hier inmiddels de eerste concrete resultaten van bij trainingen met een maximaal aantal inschrijvingen en de start van extra groepen.

8. Cyber security, Informatiebeveiliging en privacy
De toenemende afhankelijkheid van internet en informatie-uitwisseling zorgen ervoor dat cyber security, informatiebeveiliging en privacy hoog op de agenda staan. Cybersecurity incidenten (veelal via phishing) nemen wereldwijd in aantal en geraffineerdheid toe. Indien deze niet goed worden beheerst, brengt dit onacceptabele risico's met zich mee. Te denken aan spam bijvoorbeeld. Awareness is niet altijd in voldoende mate aanwezig.
Beheersmaatregelen:
Om de informatiebeveiliging te verbeteren en te waarborgen en cybersecurity incidenten te voorkomen, worden continue organisatorische en technische verbetermaatregelen doorgevoerd.
Voortgang en resultaten:
In 2024 zijn technische en ‘awareness’ maatregelen getroffen om de informatiebeveiliging te verbeteren en te borgen. Als onderdeel van een Security Awareness Programma zijn e-learnings voor medewerkers gelanceerd. De e-learnings zijn bedoeld om het bewustzijnsniveau op het gebied van cybersecurity en informatiebeveiliging te vergroten en heeft een verplichtend karakter voor alle medewerkers.

9. Bestuursoverdracht en integratie ROC TOP
In het kader van de bestuursoverdracht en integratie van ROC TOP waren de volgende risico’s onderkend: ontwikkeling studentaantallen, kwaliteit van het onderwijs ROC TOP, personeel (over-formatie vanuit financieel perspectief), IT en applicatie landschap, huisvesting (overmaat aan vierkante meters en daarmee gemoeide kosten), fiscaliteit en inhuurcontracten en algehele procesrisico’s (grootschalig veranderproces voor medewerkers en studenten).
Beheermaatregelen:
Ten behoeve van een goede integratie hebben de organisatieonderdelen integratie- en transitieplannen opgesteld en worden genoemde zaken gemonitord.
Voortgang en resultaten:
De uitvoering van de integratieplannen van de centrale organisatieonderdelen zijn eind 2024 afgerond. Voor nagenoeg alle collega’s van ROC TOP is een plaats binnen de organisatie gevonden. De financiële administraties zijn geïntegreerd. De getroffen beheermaatregelen zijn voldoende effectief gebleken. Materiele risico’s/gevolgen hebben zich niet voorgedaan. Dit risico wordt niet langer als overkoepelend risico opgenomen.