Bijlage 12 Risicomanagement in de praktijk - 2025

Voor 2025 de onderstaande risico’s en beheersingsmaatregelen van kracht, waarbij de beheersing van de eerste vier als ‘key prioriteit’ en de laatste vier als ‘going concern’ worden bestempeld:

1. Cybersecurity, Informatiebeveiliging, Privacy en Fraude
De toenemende afhankelijkheid van internet en informatie-uitwisseling zorgen ervoor dat cyber security, informatiebeveiliging en privacy hoog op de agenda staan. Cybersecurity incidenten (veelal via phishing) nemen wereldwijd in aantal en geraffineerdheid toe. Dit brengt de nodige risico's met zich mee. Schendingen kunnen leiden tot juridische schade. Daarnaast wordt de organisatie ook geconfronteerd met diverse vormen van fraude. Awareness is niet altijd in voldoende mate aanwezig. Fraude kan leiden tot reputatieschade.
Beheersmaatregelen:
Om de informatiebeveiliging te verbeteren en te waarborgen en cybersecurity incidenten en fraude te voorkomen, worden continue organisatorische en technische verbetermaatregelen doorgevoerd. Daarnaast zijn programma’s opgezet en worden sessies gehouden om de awareness van medewerkers te vergroten. Ook via het online platform ARDA worden e-learnings over deze onderwerpen aangeboden.

2. Beleidskaders, Leiderschap en Sturing
De ontwikkelingen in onze organisatie vragen om een eenduidige toepassing van de besturingsfilosofie door de gehele organisatie. Het is belangrijk dat wij uitdragen wat onze beleidskaders zijn, hoe wij hier invulling aangeven, welk leiderschap en sturing wij nastreven en wat medewerkers hierin kunnen verwachten. De werking van onze besturingsfilosofie blijft een punt van aandacht. Het risico bestaat dat verwachtingen met betrekking tot beleidskaders, leiderschap en sturing niet altijd in overeenstemming zijn met de realiteit. Toepassen van een eenduidige besturingsfilosofie is noodzakelijk om de gewenste kwaliteit en kwaliteitscultuur te krijgen en te behouden.
Beheersmaatregelen:
Kwaliteitscultuur is als dragend thema opgenomen in de meerjarenstrategie. Daarnaast vormt ook leiderschap een belangrijk thema. Vanuit beide perspectieven zijn door alle organisatieonderdelen inhoudelijke plannen opgesteld en worden maatregelen getroffen. Periodiek wordt over de voortgang gerapporteerd.

3. Continuïteit medewerkers, ziekteverzuim, Werkdrukbeleving en de krapte op de arbeidsmarkt
Het ROCvA-F heeft moeite met het invullen van vacatures. Vooral voor docenten Nederlands, techniek en ICT. De krapte op de arbeidsmarkt stelt ons voor de uitdaging om aan de voorkant de juiste mensen aan te trekken en aan de achterkant de mensen binnen te houden. Als dat niet goed lukt, verschuift de krapte naar de werkvloer in de vorm van hoge werkdruk en ziekteverzuim. Ook vragen vernieuwing en innovatie veel van de vitaliteit en het aanpassingsvermogen van de medewerkers.
Beheersmaatregelen: We blijven ons richten op het verwerven en behouden van bekwaam, betaalbaar, gezond, gemotiveerd en duurzaam inzetbaar personeel om het onderwijs te verzorgen, te verbeteren en te innoveren. Om medewerkers te behouden wordt ingezet op adequate strategische personeelsplanning en meer sturing op de vitaliteit van medewerkers. Daarnaast zijn maatregelen genomen om het recruitmentproces te optimaliseren (verkorting time to hire).

4. Verschil in benodigde en aanwezige competenties bij medewerkers
De wereld van het mbo verandert in hoog tempo als gevolg van ontwikkelingen in het onderwijs en in de bedrijfsvoering. Denk bijvoorbeeld aan ‘blended learning’ en hybride werken. Daarnaast staan we de komende jaren voor een aantal uitdagende strategische thema’s. Dit vraagt veel van de wendbaarheid en weerbaarheid van medewerkers. Het vraagt om commitment, focus durven aanbrengen en teamoverstijgend samenwerken. Deze competenties worden nog niet als vanzelfsprekend ervaren. Dit kan ten koste gaan van de noodzaak tot kwaliteitsborging en -cultuur.
Beheersmaatregelen:
Competentieontwikkeling komt aan bod in het Goede Gesprek en zo nodig worden ontwikkelafspraken gemaakt.
Middels het online leerplatform RocWISE worden meer ontwikkelmogelijkheden aangeboden. Andere maatregelen zijn het organiseren van vlootschouwen, strategische personeelsplanning en het in kaart brengen van talent binnen onze organisatie.

5. Sociaal-culturele verschillen
De studentenpopulatie is divers met verschillen in culturele achtergronden, taalvaardigheden en leerbehoeften. Studenten kunnen stevige opvattingen hebben over anderen, over etniciteit en over religieuze achtergronden. Politieke ontwikkelingen en social media kunnen daarbij optreden als katalysator en werken polarisatie in de hand. Het vraagt veel van onze docenten en overige medewerkers hier goed mee om te gaan, zeker in het licht van de impact die wij nastreven op het strategisch thema inclusie.
Beheersmaatregelen:
Er zijn diverse maatregelen geformuleerd op het gebied van bewustwording en gedrag. Daarnaast worden handvatten, begeleiding en ondersteuning geboden om de goede dialoog over inclusie te voeren. Andere initiatieven zijn de inzet van inclusie ambassadeurs, inclusieplatform en kernteam inclusie.

6. Onderwijsrendement staat onder druk
De uitval van studenten is hoog. Hierdoor liggen de onderwijsresultaten meerjarig onder de landelijke norm. Er vinden meerdere onderzoeken plaats om de oorzaak achter uitval te achterhalen. Tot nu toe is één ding duidelijk: er is sprake van een lage presentiegraad van studenten, wat bijdraagt aan onvoldoende onderwijsbegeleiding en zorg. Ook zijn er teams en opleidingen die meerjarig moeite hebben de vereiste onderwijskwaliteit te borgen. Een neveneffect is dat een dalend onderwijsrendement gevolgen heeft voor de bekostiging.
Beheersmaatregelen: Op basis van de Kaders van goed onderwijs is een meerjarige aanpak opgesteld. Deze aanpak volgt de programmalijnen ‘Verhogen van presentie van studenten’, ‘Quick win interventies’ en ‘(preventieve) aanpak risico opleidingen en risicoteams’. Er is budget beschikbaar om langs deze programmalijnen – in breder verband – het onderwijsrendement te verhogen.

7. Externe Inhuur
Het ROCvA-F maakt veelvuldig gebruik van externe inhuur. Daarbij worden fiscale en arbeidsrechtelijke risico’s gelopen indien door ingehuurde partijen (uitzend- en detacheringsbureaus en ZZP'ers) een onjuiste of geen afdracht van loonheffingen plaatsvindt. Dit kan leiden tot naheffingen/boetes door de Belastingdienst. Met name de fiscale risico’s bij de inzet van ZZP’ers en onrechtmatige inhuur verdienen onverminderde aandacht. In januari 2025 vervalt het handhavingsmoratorium. Vanaf dat moment gaat de Belastingdienst handhaven op schijn-zelfstandigheid.
Beheersmaatregelen:
Een breed samengesteld team van deskundigen houdt zich bezig met de optimalisatie van het externe inhuurproces. Daarbij wordt ook onderzocht hoe kennis en inhuuradministratie centraal geborgd kunnen worden. Hierdoor wordt het proces efficiënter en worden risico’s met meer regie en sturing organisatiebreed beheerst. Daarnaast werken we aan een actueel inhuur beleid. In 2025 worden de eerste resultaten verwacht.

8. Huidige economische klimaat
In het huidige economisch klimaat is er een groeiende vraag naar mbo-geschoolde vakmensen voor de maatschappelijke transities (energie, digitalisering). Het risico bestaat dat onze opleidingsportfolio's niet langer aansluiten op de arbeidsmarkt. Daarnaast hebben we te maken met een aanzuigende werking van de arbeidsmarkt op onze (potentiële) studenten. Het risico bestaat dat studenten vroegtijdig het mbo verlaten ten gunste van een baan op de arbeidsmarkt.
Beheersmaatregelen: We streven naar een blijvende intensieve samenwerking met onze stakeholders, waaronder het bedrijfsleven. Aansluiting met de arbeidsmarkt en het werkveld is een van onze kernactiviteiten. Het strategisch thema sociale innovatie is hierbij richtinggevend en omvat kernelementen als co-creatie en samenwerking, voorbereiding op de arbeidsmarkt en een veilige leer-en werkomgeving. De colleges hebben hiervoor inhoudelijke plannen opgesteld en verantwoorden zich hier periodiek over.